Comment optimiser la gestion de son atelier d’art. Discussion avec Eve George (Atelier George) et Guilhem Vallery-Radot (Fabeo)

Nous avons eu le plaisir d’accueillir Eve George qui a créé l’Atelier George en 2016 avec son conjoint Laurent. Leur atelier est le fruit d’une collaboration heureuse entre le design et le savoir-faire pointu dans le soufflage de verre. Issus de parcours différents, leurs savoir-faire à chacun se mêlent et s’enrichissent pour donner vie à chaque projet de leur atelier.

Eve, issue d’une solide formation de design (Boulle, ENSCI) s’est formée au soufflage de verre au CERFAV et Laurent formé dans les plus grandes cristalleries (Saint-Louis, Lalique) et les ateliers d’art (Biot) fait naître des contraintes techniques un espace de créativité nourricier.

L’Atelier George travaille pour les décorateurs d’intérieur, les galeries d’art et développe également sa propre clientèle. Ils imaginent et fabriquent des luminaires, des carreaux de verre et des projets sur-mesure.

Ce qui nous a intéressé c’est comment Eve et son associé gèrent leur atelier. Leur activité très spécifique de souffleurs de verre repose essentiellement sur la vente de pièces de leur propre collection, les projets sur-mesure représentant une part plus marginale de leur chiffre d’affaires.

Guilhem Vallery-Radot, co-fondateur de la gestion d’atelier Fabeo est intervenu dans la discussion pour nous aider à comprendre pourquoi c’est important de tracer les flux dans un atelier artisanal, quelle que soit sa taille et comment optimiser cette gestion.

Retrouvez quelques leçons extraites de cette discussion :

Quelques bonnes pratiques utilisées par Eve et son associé pour gérer leur atelier :

• Définir un processus de commandes et de planification de la production efficace :

  1-      Réception d’un email et/ou d’un bon de commande client

  2-      Validation d’un acompte de 50% (si une relation de confiance est déjà établie avec le prescripteur)

  3 - Confirmation de commande renvoyée au prescripteur et affichée sur le tableau à l’atelier pour qu’elle soit visible par tous. Le délai de livraison est mentionné.

  4-      Saisie de la commande dans Google Agenda  avec délais de livraison + estimatif du moment où la pièce va être soufflée.

• Gérer le niveau de stock de matières premières grâce au comptage permanent (à chaque nouvelle commande) pour anticiper les ruptures.

• Avoir peu de stock de pièces finies et éviter le confié de marchandises.

• Pour les commandes sur-mesure :

  • Evaluer de manière le plus juste possible le temps de façon, puis faire le devis, et valider un règlement comptant à la commande.

  • Facturer les frais de prototypage.

• Financer le développement d’une nouvelle collection car les coûts de création et de développement sont trop élevés pour être inclus dans le prix de vente.

• Proposer un service de livraison fiable au meilleur coût grâce au comparateur de prix Boxtal

• Sélectionner les distributeurs en phase avec ses valeurs d’entreprise.

• Organiser son temps de travail en tenant compte d’une proportion importante consacrée à la gestion d’entreprise.

• Capitaliser sa gestion avec les bons outils : Google agenda par exemple pour optimiser la gestion du temps, et le logiciel Henrri pour gérer la facturation.

Quelques bonnes pratiques issues de l’expérience de Guilhem :

Guilhem Vallery-Radot a co-fondé la solution de gestion d’atelier Fabeo imaginée pour aider les artisans d’art à gérer leur atelier. Ils ont imaginé cette solution après avoir enquêté auprès des artisans d’art sur leurs difficultés de gestion. Les bonnes pratiques ont été restituées dans l’outil, mais sont en soi des bonnes pratiques de gestion :

• Encadrer l’ensemble des processus, de la commande à la fabrication en terminant par la livraison

• Avoir une vision macro du traitement de commandes : à fabriquer, à livrer, et sorties d’atelier

• Etablir des fiches produits par article

• Utiliser d’autres outils pour gagner en efficacité : Airtable pour les bases de données, GoogleDrive pour le partage des documents par exemple, HubSpot CRM pour les informations clients, et Trello pour la gestion de projet.

bonnes pratiques de communication

Dans le cadre de l’accompagnement proposé aux artisans d’art et designer, occupants du Jardin des Métiers d’Art et du Design (JAD), nous avons animé une demi-journée avec Jean-Sébastien Grinneiser sur le thème de la communication.

• Jean-Sebastien Grinneiser est Directeur artistique et formateur en communication visuelle avec son agence Paris Paris Design.

• Aurélie Moulin, experte en marketing sur Instagram, auteure du Guide Instagram et créatrice du compte 3zestesdecitron est également intervenue pour livrer ses meilleurs conseils pour s’approprier Instagram.

L’objectif de ces demi-journées est d’aborder une thématique avec un expert, mettre en commun les enseignements de chacun pour faire ressortir les bonnes pratiques.

Qu’est-ce qu’une bonne stratégie de communication ?

Un premier tour de table auprès des occupants a permis de faire ressortir quelques messages clés d’une bonne stratégie de communication :

• L’objectif est de diffuser en image et en texte l’identité de son entreprise,

• Une stratégie de communication doit être cohérente de façon continue,

• Il faut privilégier les canaux de communication utilisés par la cible qu’on souhaite toucher.

Comment réussir sa stratégie de communication ?

Jean-Sébastien a indiqué les questions majeures à se poser pour que chaque opportunité de communication soit l’occasion de répondre à une stratégie claire :

1. Qui êtes-vous en tant que créatif ? Répondre à cette question permet de formuler ce que vous voulez apporter grâce à votre travail et votre sensibilité, quelles sont les valeurs qui vous sont chères. D’autre part, si vous souhaitez publier des messages à caractère personnel ou émotionnel sur vos réseaux sociaux (et générer plus d’engagement), connaître vos valeurs et ce qui vous motive à créer sont de formidables outils.

2. Que proposez-vous ? Votre offre doit être singulière pour se différencier des autres, que ce soit des travaux industriels ou réalisés par d’autres designers ou artisans d’art. Apprenez à décrire votre travail et à expliquer pourquoi il est unique. Préparez vos textes en avance, au calme, durant des séances de travail dédiées. Cela vous permettra de connaître les arguments utiles à employer pour votre communication, qu’elle soit à l’oral ou par écrit.

3. Quel est votre marché ? La pérennité de votre entreprise dépend de votre capacité à proposer des produits ou services qui répondent à des aspirations ou des besoins identifiés, sur un secteur donné. Savoir quelles sont les typologies de clients que vous visez vous permet de mieux répondre à leur besoin. A vous de chercher à savoir qui sont vos acheteurs, mais aussi les prescripteurs qui savent leur parler, et pourquoi pas les médias qu’ils suivent. Cela vous donnera une idée de leur manière de communiquer. Utiliser les bons termes est important; il ne faut pas hésiter à s’inspirer de campagnes qui ont fonctionné par le passé.

4. Comment toucher ces personnes ? En identifiant la typologie de vos clients cibles, vous pouvez mieux analyser la façon dont ils travaillent, les lieux où ils se rendent pour sourcer leurs talents et les canaux de communication qu’ils privilégient (réseaux sociaux ? e-mails personnalisés ? site marchant ou site vitrine ? showrooms ? expositions… ?

Focus sur Instagram, un canal très utilisé dans le design et l’artisanat d’art

Instagram est un moyen de diffuser l’image de votre entreprise. C’est le réseau social le plus utilisé dans l’artisanat d’art et le design. C’est un outil efficace pour rappeler l’existence de votre entreprise auprès de votre cible et générer l’envie de suivre ses actualités.

Comprendre comment fonctionne l’algorithme permet d’utiliser Instagram plus efficacement.

L’objectif d’Aurélie a été de montrer comment se rendre le plus facilement visible auprès de ses abonnés, pour optimiser l’efficacité de sa communication. Instagram cherche à retenir l’attention des internautes. Le réseau va donc récompenser les comptes qui le permettent, au travers de plusieurs actions :

• En publiant au bon moment. Le bon moment est juste avant l’heure à laquelle la majorité de vos abonnés sont connectés. Vous trouvez l’information dans les statistiques : dans le menu, cliquez sur “statistiques” puis “total des followers”.

• En générant de l’interaction. Que ce soit en utilisant des stickers dans les stories, ou en incitant à la conversation dans les posts, vous créez du lien avec vos abonnés, ce qui provoque leur engagement et leur fidélité.

• En publiant avec régularité. Pendant que vous n’êtes pas présents sur Instagram, votre audience va interagir avec d’autres comptes. Quand vous revenez, cela va vous rendre moins visible.

• En utilisant la messagerie privée : Le contact est direct et oblige votre audience à rester présente sur Instagram.

• En utilisant des formats verticaux : Le but est d’immerger le plus possible l’internaute dans votre univers. Utilisez des formats verticaux, que ce soit pour des images ou des vidéos qui épousent le format du smartphone de votre audience.

• En évitant de couper les publications. L’internaute ne voit qu’une publication et ne peut pas la comprendre seule, donc elle générera très peu d’engagement. Pour obtenir un profil visuel léché, vous pouvez désactiver l’option “share to feed” disponible au moment de publier un post. Si elle n’est pas encore disponible, publiez un carrousel au lieu d’une image seule (la première image reste le « bout » de l’image complète mais dans les autres images carrousel vous donnez à voir d’autres plans de l’oeuvre, en cours de création, inspiration…), ayez une légende unique pour chacun de ces posts dans laquelle vous racontez des choses différentes par rapport à l’oeuvre en question. Ces deux éléments permettront aux abonnés de voir chaque post comme étant une publication différente et les habituer à regarder les images, lire la légende…

• En publiant des reels ou des carrousels : vous obligez votre audience à passer plus de temps sur votre compte et à mieux le connaître.

• En écrivant une légende à vos publications. Une image sans texte n’est pas très parlante. Pour inciter votre audience à comprendre votre travail, il faut illustrer vos visuels avec un texte qui apporte des éléments que votre image ne suffit pas à décrire.

• En racontant une histoire. Pour donner envie à votre audience de suivre votre compte, il faut que vous créiez l’envie d’en savoir toujours plus. Pour cela, créez des effets de surprise, montrez les dessous de votre atelier, publiez des stories qui n’ont pas besoin d’être parfaites, mais qui font parler de vous régulièrement.

Instagram doit être un outil au service de votre stratégie de communication. Pour éviter de passer trop de temps sur Instagram, c’est important que chaque opportunité de communication réponde à votre stratégie. L’objectif est moins de maximiser le nombre d’abonnés que de vous adresser à l’audience que vous voulez toucher, en leur délivrant des messages clairs.

Comment le fait d’appartenir à un collectif permet de décupler la force de communication

La demi-journée s’est terminée par un exposé de Iloé Fétré, cheffe de projet communication événementiel et partenariats au sein du JAD sur la façon dont les outils de communication du JAD peuvent répondre à un besoin des occupants. Certains éléments peuvent être retenus et appliqués à tout autre communauté. En effet :

• La communication liée à une exposition collective permet à tous les exposants d’utiliser les visuels et vidéos réalisés, de rebondir et partager les publications, ainsi que les commentaires des visiteurs.

• La proximité des personnes partageant un même collectif est une entraide précieuse au quotidien. Commenter, “liker” et partager les contenus contribuent aussi à valoriser l’image de celui qui l’a initié.

• Mentionner l’appartenance à un collectif dans la bio du profil, ou sur une page du site internet est un gage de crédit pour le collectif en question. C’est également le moyen d’apporter du crédit à son entreprise si ce collectif a une bonne image auprès de l’audience ciblée.

comprendre la propriete intellectuelle

Dans le cadre de l’accompagnement proposé aux artisans d’art et designers, occupants du Jardin des Métiers d’Art et du Design (JAD), nous avons animé une demi-journée avec le cabinet Dorothée Barthélemy-Law sur le thème de la propriété intellectuelle.

L’objectif de ces demi-journées est d’aborder une thématique avec un expert, mettre en commun les enseignements de chacun pour faire ressortir les bonnes pratiques et enfin faire appel à un artisan d’art qui va proposer son expérience comme cas pratique.

L’objectif de la séance est d’attirer l’attention sur les réflexes à adopter face à une situation liée à la propriété intellectuelle. Dorothée Barthélémy et Solène Daguier, spécialistes du sujet nous rappellent les bases, tandis que l’artisane verrier Aurore Bouter va partager son expérience.

Constat

Un premier tour de table nous a permis de relever les principales problématiques auxquelles sont confrontés les participants. Face à des expériences variées, nous avons noté de façon assez marquante que la méconnaissance de ses droits a un impact sur son pouvoir de négociation face à un autre professionnel.

Notions essentielles de propriété intellectuelle et bonnes pratiques

Dorothée Barthélemy et Solène Daguier ont apporté les notions qui permettent d’identifier à quel régime juridique se rattacher quand on veut protéger ses créations et encadrer ses collaborations. 

Identifier les mécanismes de protection juridique les plus répandus

• Le dépôt de brevet protège un produit ou un procédé innovant. 

• Le dépôt de marque protège un logo ou un nom commercial distinctif.

• Le dépôt de “dessin et modèle” protège un design original d’un produit. 

• Le droit d'auteur protège toutes formes de création dès l’instant où cette création est originale.

• Les mécanismes de responsabilité civile protègent le savoir-faire, les connaissances techniques ou informations sensibles qui pourraient causer un préjudice si elles étaient révélées. 

Chaque procédé décrit permet de justifier à une date donnée de l’originalité d’un travail, d’une création… Documenter ses sources d’inspiration, ses dessins, son processus créatif est également un moyen de prouver l’originalité d’une création. Toute source de diffusion au public (parution presse, publications sur les réseaux sociaux) est un argument pour dater son travail. 

Identifier à quel contrat se rattacher quand plusieurs personnes contribuent à une œuvre

Dans ce secteur où les créations sont régulièrement l'œuvre de plusieurs personnes, c’est aussi important de savoir qui sont ceux (personnes morales ou physiques) qui détiennent les droits. Se mettre d’accord en amont d’un projet permet d’éviter des incompréhensions a posteriori et soulève les questionnements de chaque partie.

• Une œuvre de collaboration est une œuvre créée en commun par deux ou plusieurs personnes, chacune ayant contribué à sa création de manière originale et identifiable. Chaque auteur dispose de droits sur sa contribution individuelle et sur l'ensemble de l'œuvre en tant que coauteur.

• Une œuvre collective est une œuvre créée par plusieurs personnes, sans que la contribution de chacun puisse être individualisée. Dans une œuvre collective, il n'y a pas de coauteurs individuels, mais seulement un « auteur collectif », qui peut être une personne physique ou une personne morale. Dans une œuvre collective, la personne morale sous le nom de laquelle l’œuvre est diffusée est présumée titulaire des droits d'auteur sur l'ensemble de l'œuvre. Cela signifie que « l'auteur collectif » peut autoriser ou interdire toute utilisation de l'œuvre, sans avoir besoin du consentement ou de l'autorisation de chaque contributeur individuel. Cependant, les contributeurs individuels peuvent avoir le droit de mentionner leur nom ou leur contribution, en fonction des dispositions légales en vigueur dans leur pays.

Identifier la nature de ses droits

• Les droits patrimoniaux sont les droits économiques qui permettent à l'auteur de tirer profit de l’exploitation de son œuvre.

• Les droits moraux sont des droits personnels qui permettent à l'auteur de protéger l’intégrité de son œuvre et d’exiger une exploitation sous son nom.

Quels sont les bons réflexes à adopter quotidiennement pour protéger et faire valoir son travail ?

• Mentionner les crédits indiquant l’auteur (les auteurs) d’une œuvre ou d’une photographie.

• Documenter son process créatif.

• Encadrer ses relations professionnelles dans des contrats : contrat de collaboration, convention de projet artistique, contrat de commande, contrat de cession de droits, licences, autorisation de reproduction, contrat d’exposition, accord de confidentialité…

• Encadrer les clauses essentielles : garantie, exclusivité, confidentialité, rémunération.

• Adapter le contrat à la circonstance (oral, écrit, simplifié, détaillé…). Par exemple, dans un cadre de démarchage commercial, indiquer une mention de confidentialité dans ses communications (pour éviter de faire signer un document).

• Connaître ses droits pour mieux négocier : se demander quelles sont les concessions acceptables.

Au-delà de ces bonnes pratiques à adopter quotidiennement, il est nécessaire d’analyser chaque situation pour vérifier si un dépôt ou un enregistrement s’impose, et si le recours à un avocat spécialisé est nécessaire. 

Cas pratiques

Afin d’illustrer les notions abordées, trois cas ont été proposés : 

Cas 1 : Je suis un artisan textile et je souhaiterais faire appel à un illustrateur qui réalise des motifs notoires d’inspiration tribale, quels sont les réflexes à adopter ?

Les réflexes consistent à qualifier l’œuvre d’une part et à fixer dès le début les droits de chacun d’autre part. A ce titre et notamment, il ne faut pas oublier d’insérer une clause de garantie (ex : « X garantit que ses créations sont le fruit d’un travail personnel et n’empruntent à aucune œuvre de l’esprit. X garantit Y contre toute revendication et/ou action provenant d’un tiers et qui résulterait de l’exploitation de ses créations) au profit de l’artisan dans la mesure où les motifs inspirés pourraient être poursuivis sur le terrain de la contrefaçon !

Ici, la mention « faire appel à » dans le libellé du cas, évoque une commande généralement accompagnée d’un bon de commande définissant un prix et des modalités de paiement et précisant que le prix, convenu forfaitairement, inclut la cession, au profit de l’artisan textile, des droits patrimoniaux de l’illustrateur sur la création commandée.

Plus subtilement, ce cas permet de rappeler que ce n’est pas parce que les motifs réalisés par l’illustrateur sont connus qu’il faut négliger la délimitation des droits de chacun.

Si on résume les questions à se poser, quelles seraient-elles ?

• Suis-je dans le cas d’une œuvre de collaboration ou dans celui d’une commande à sous-traitant ?

• Ai-je l’ambition de vendre seul le produit fini incluant les illustrations ?

• Que dois-je négocier et encadrer contractuellement avec l’illustrateur ?

• Quel est le juste prix de son travail et de la cession de ses droits ?

Cas 2 : J’ai mis au point un prototype de chaise, le dernier échantillon me plaît et je souhaiterais désormais le faire éditer par une manufacture très célèbre et bénéficiant du label Entreprise du Patrimoine Vivant. Comment dois-je me présenter et réagir dans l’hypothèse où mon projet la séduit ?

Les réflexes consistent à qualifier l’œuvre qui en l’espèce échappe à la qualification d’œuvre de collaboration si on prend pour hypothèse que le prototype est identique à ce qui sera fabriqué en série (pas d’apport créatif de la manufacture) et fixer dès le début les droits de chacun. A ce titre, il convient d’être vigilant sur la rédaction de la portée de la clause de cession ainsi que sur celle relative au crédit de l’artisan. Ce cas met également en évidence l’importance de ne pas être négligent dans la délimitation des droits de chaque auteur, même si l’un d’entre eux bénéficie d’une certaine réputation.

• Du fait de la création du prototype et de sa communication à la manufacture, je suis investi des droits sur le modèle au titre d’un modèle non enregistré s’il a un caractère propre et nouveau et au titre du droit d’auteur s’il est original. Pour bénéficier de la protection au titre des dessins et modèles non enregistrés, je dois prouver que mon modèle produit une « impression différente » de celle de modèles analogues déjà sur le marché, en prenant en considération l’utilisateur averti. Pour bénéficier de la protection au titre du droit d’auteur, il me faut d’un effort de création et le définir, notamment au moyen de ce que j’ai voulu exprimer et de mes sources d’inspirations. Je dois donc non seulement décrire les différences que mon modèle présente avec ce qui exste déjà, mais également dire en quoi ces différences portent l’empreinte de ma personnalité.

• Si je cède mes droits, la manufacture prendra en charge les frais de fabrication, promotion et diffusion de la chaise et je pourrai négocier, outre le prix de cette cession, le remboursement du cout d’étude et de fabrication du prototype.

• Si je les conserve, je devrai me mettre d’accord avec la manufacture sur une quote-part du prix de vente unitaire pour rémunérer mes droits patrimoniaux et/ou mes droits sur le modèle.

Cas 3 : L’invention propose un meuble, comprenant un corps de meuble possédant une partie d’appui au sol et un plateau supérieur (...) Le meuble comprenant également au moins une batterie apte à être chargée par le ou les éléments photovoltaïques et à alimenter la ou les sources lumineuses. Je suis à la recherche active d’un partenaire pour financer mon projet qui concerne la création de ce meuble présentant des caractéristiques techniques innovantes. Je crains cependant que l’on me vole l’idée. Comment en parler sereinement ?

Les réflexes consistent d’abord à s’interroger sur la qualification que l’on pourrait donner au projet de collaboration et à la forme sous laquelle il se concrétisera (brevet, dessin et modèle, œuvre de l’esprit...). Si les idées ne sont pas protégeables, les informations relatives au projet pourraient être confidentielles et protégées à ce titre. 

S’interroger sur un accord de confidentialité (ou une clause de confidentialité si on est en démarchage commercial). Le but de ce dernier cas est de rappeler que chaque artisan, quel que soit le stade où il en est, peut légitimement exiger que les informations qu’il divulgue soient considérées comme confidentielles dans le contexte d’un démarchage auprès de futurs partenaires.

Témoignage d’Aurore Bouter

Aurore Bouter, artisane verrier, a partagé son approche de la culture juridique. Aurore travaille régulièrement avec des galeries et se sentait démunie n’ayant aucune connaissance du droit. Grâce à un accompagnement juridique, elle s’est sentie plus armée pour négocier. Quelques enseignements de son expérience :

• J’ai gagné en confiance et n’entre plus dans un contrat sans me poser les bonnes questions ; 

• Ma signature d’artiste a une valeur juridique.

bonnes pratiques pour mieux gérer l’administratif de son entreprise

Dans le cadre de l’accompagnement proposé aux artisans d’art et designer, occupants du Jardin des Métiers d’Art et du Design (JAD), nous avons animé une demi-journée avec Carine Sfez sur un thème qui permet d’avoir des alliés indispensables pour gérer ou développer son entreprise.

Carine Sfez, cabinet CS Conseil, est consultante et formatrice. Elle est spécialisée en accompagnement à la création d’entreprise et en gestion. Elle accompagne et forme des porteurs de projet et des dirigeants essentiellement dans les métiers du design, de la création et de l’artisanat d’art.

L’objectif de ces demi-journées est d’aborder une thématique avec un expert, mettre en commun les enseignements de chacun pour faire ressortir les bonnes pratiques et enfin faire appel à un artisan d’art qui va proposer son expérience comme cas pratique.

Carine Sfez va vous exposer les bons réflexes et bonnes pratiques pour communiquer avec votre expert-comptable et votre banquier. Damien Béal, maroquinier installé à Versailles se prêterera à l’exercice du cas pratique !

Banquiers et experts comptables sont des partenaires !

Un expert comptable est nécessaire lorsque vous ouvrez une société (SARL, SAS). Il pourra réaliser les différentes déclarations obligatoires : dépôt de la liasse, déclaration TVA, IS, charges sociales etc. Il pourra vous accompagner en cas de contrôle fiscal ou social et vous conseiller tout au long de votre activité.

Votre banquier vous ouvrira un compte bancaire (professionnel si vous avez créé une société) et financera le développement de votre activité grâce à un prêt bancaire le cas échéant.

Choisir son expert-comptable

La relation entre un dirigeant et son expert-comptable est avant tout une relation entre deux personnes, avec toute la subjectivité que cela comporte. Pour le trouver, vous pouvez utiliser votre réseau, mais c’est à vous que revient le choix.

• Rencontrez plusieurs expert comptables et posez à chacun les mêmes questions : quel est votre mode de fonctionnement ?(échanges par emails ? réunions téléphoniques ? ), Proposez-vous une optimisation fiscale et sociale ? Avez-vous plusieurs clients avec la même activité ?

• Vous devez aussi décider si votre expert comptable prend totalement en charge la saisie de votre comptabilité ou si vous saisissez une partie (dans ce cas, l’expert comptable validera votre saisie). Il vous orientera vers un logiciel qui permet d’analyser les factures et les convertir en écriture comptable.

• Vérifiez que l’expert-comptable que vous allez choisir est inscrit à l’Ordre des experts-comptables .

Contractualiser sa relation avec l’expert comptable : la lettre de mission

La lettre de mission est le « devis » de l’expert-comptable. Ce document permet de définir la mission de l’expert-comptable et le coût pour le dirigeant. Lisez ce document attentivement et posez des questions si certains points ne vous semblent pas clairs.

Voici quelques points d’attention :

• Refusez les pénalités contractuelles dans la clause de résiliation,

• Vous pouvez faire évoluer la lettre de mission.

Communiquer avec l’expert comptable

L’expert comptable utilise parfois un vocabulaire qui ne vous est pas familier. Vous êtes le moteur de la relation, posez lui des questions et reformulez ses explications. Les missions de l’expert comptable ont un coût. Vérifiez que vos demandes spécifiques entrent dans le cadre de la lettre de mission.

• Pour les échanges de documents avec l’expert-comptable, il est important d’anticiper et de s’organiser avec lui pour définir la fréquence à laquelle vous lui transmettrez les différentes pièces comptables.

• Vous pouvez lui demander des réunions de façon régulière, afin de faire un point sur votre activité, notamment la première année. Ces réunions s’appuient sur des « situations intermédiaires ».

• Vous pouvez lui demander comptabilité analytique pour suivre de façon plus précise votre activité (Ex : analyse par gamme de produits ou par réseau de distribution).

Quitter son expert comptable

Si vos relations deviennent difficiles avec votre expert-comptable, vous avez la possibilité de résilier le contrat qui vous lie. Dans ce cas, vous devrez tout d’abord choisir un nouvel expert-comptable. Celui-ci ne pourra prendre votre dossier que si vous êtes à jour des paiements avec l’ancien expert comptable.

• Relisez les clauses de résiliation pour respecter le délai et la forme afin de résilier la lettre de mission qui vous lie à votre ancien expert comptable.

• Lorsque vous avez choisi votre nouvel expert-comptable, le transfert de dossier entre l’ancien et le nouvel expert-comptable est géré par le nouvel expert-comptable.

Classer les documents administratifs et sociaux

Il faut vous organiser et mettre en place votre mode de classement, pour le rendre systématique et vous faire gagner du temps.

Exemples :

• Dépenses par typologie : URSSAF, TVA, fournisseurs etc. et sous classement par année

• Chiffre d’affaires : vous utilisez un chrono de factures (elles sont numérotées, les factures peuvent être scannées dans un dossier avec sauvegarde, ou classées dans un dossier)

• Relevés bancaires : Ils permettent de vérifier les dépenses et les encaissements. Il faut pouvoir retrouver les factures des fournisseurs et vos factures de vente, les remises de chèque, les retraits d’argent...

• Peu de temps après l’immatriculation de votre entreprise, nombreux courriers sont émis par les caisses de retraites. Tous ne sont pas obligatoires. Vérifiez en les appelant les documents qu’il faut garder et pendant combien de temps.

Vous devez conserver tous les documents de votre entreprise. Vous allez transmettre certains de ces documents à votre expert-comptable afin qu’il puisse saisir la comptabilité de votre entreprise. Pensez à planifier les dates de remises de documents pour la saisie comptable.

• Factures clients

• Factures fournisseurs

• Relevés bancaires

• Notes de frais

• Courriers des administrations (après les avoir traité) : impôts, URSSAF (échéancier) etc.

Communiquer avec son banquier

L’idéal est d’avoir une banque géographiquement proche de votre entreprise. Vous êtes dans l’obligation de transmettre à votre banquier votre liasse fiscale une fois par an. C’est l’opportunité de le rencontrer et d’avoir une discussion sur votre activité. Il faut créer du lien pour bâtir une relation de confiance.

Les banques fixent des tarifs, cependant une marge de négociation est possible. Par exemple, pensez à négocier votre autorisation de découvert et vos frais bancaires.

Pour réaliser son rôle de conseil, le banquier doit connaître l’activité de votre entreprise. Toutes les informations seront utiles au banquier, et favoriseront une relation durable entre vous. Vous devez lui transmettre :

• Les informations financières : liasses fiscales, prévisionnel trésorerie, analyse de rentabilité etc.

• Les informations opérationnelles favorables ou défavorables : changement dans la stratégie, développement commercial, évolution de la structure, de l’activité...

Gérer le besoin ou l’excédent de trésorerie

Le suivi du prévisionnel de trésorerie permet au dirigeant d’anticiper les difficultés ou les excédents de trésorerie et d’en faire part à son banquier pour trouver des solutions.

Le plan de trésorerie est toujours TTC. Il est composé d’un prévisionnel des encaissements et d’un prévisionnel de décaissements. Il est en général mensuel et il porte sur les deux années à venir. Les dates d’encaissements et de décaissements sont les dates effectives de règlement.

Il faut intégrer la trésorerie réelle avec le relevé bancaire et mettre à jour le prévisionnel de trésorerie qui est le reflet de ce qui se passera sur votre compte bancaire professionnel. C’est un outil de pilotage et une aide à la décision (Ex : A-t-on la trésorerie suffisante pour participer à un salon dans 6 mois ?)

Le calcul et l’analyse de la marge

Il est nécessaire de calculer et analyser vos marges en amont, avant le lancement d’un produit ou d’une collection. Un produit qui ne permet pas de rémunérer le temps que vous avez passé à travailler, que ce soit du temps de fabrication, du temps de gestion administrative ou de recherche risque de mettre en péril la pérennité de votre activité.

Pour vous aider à déterminer le prix juste, voici un article qui pourra vous aider.

A qui communiquer ces outils et à quelle occasion le faire ?

Ces outils sont avant tout un moyen pour vous de piloter votre activité. Ils permettent également de communiquer avec les parties prenantes de la vie de l’entreprise :

• Avec votre équipe le cas échéant : pour fixer des objectifs commerciaux

• Avec vos associés : pour faire un point sur la gestion et les données financières de l’entreprise (la marge d’une gamme nouvellement lancée par exemple)

• Avec votre banquier : pour le tenir informé de l’évolution de l’activité

• Avec votre expert-comptable : pour qu’il puisse vous conseiller selon le résultat des indicateurs (ex : la marge).

Chaque dirigeant doit organiser la vie de son entreprise non seulement au niveau opérationnel avec ses fournisseurs et ses clients mais aussi avec les organisations administratives fiscales et sociales et avec son expert comptable et son banquier.

Damien Béal est intervenu pour partager ses tableaux de pilotage et son expérience de la gestion administrative de son entreprise de maroquinerie. Voici quelques extraits issus de son témoignage :

• Je commence ma journée en vérifiant les entrées et sorties sur mon compte bancaire. C’est un moyen de prévoir mes excédents et besoins de trésorerie.

• J’ai deux comptes bancaires, un qui permet de gérer le quotidien de l’atelier et un autre de réserve de trésorerie.

• J’ai en tête le chiffre d’affaires que je dois générer tous les mois pour couvrir mon salaire et les frais de l’atelier. Le compte de réserve me permet de financer le temps de recherche et les moments de baisse d’activité. L'excédent de certains mois va également alimenter le compte de réserves.

• Je crée des porte-clés que je fabrique très rapidement sur lesquels je peux dégager une grande marge. Quand quelqu’un entre dans ma boutique, c’est fréquent qu’il reparte avec un porte-clé. Cela constitue un revenu récurrent, sans consommer un temps élevé.

• Je suis sur un tableau excel très précisément le coût de revient de chaque pièce. J’ai déterminé un coefficient de 2 ou 3 que j’applique sur le coût de revient pour valoriser le temps de travail. C’est le prix en-deça duquel je n’accepte pas de vendre. J’applique ensuite un coefficient de 2 en moyenne pour déterminer le prix de vente public. Je connais en valeur absolue la marge dégagée sur chaque pièce et cela me permet de piloter mon activité.

• Mon banquier est celui de ma jeunesse où vivaient mes parents. J’ai voulu garder ce banquier car nos relations sont longues et solides.

Pourquoi un business plan ?

Dans le cadre de l’accompagnement proposé aux artisans d’art et designers, occupants du Jardin des métiers d’Art et du Design (JAD), nous avons animé une demi-journée avec Carine Sfez sur l’utilité d’un business plan.

Carine Sfez, cabinet CS Conseil, est consultante et formatrice. Elle est spécialisée en accompagnement à la création d’entreprise et en gestion. Elle accompagne et forme des porteurs de projet et des dirigeants essentiellement dans les métiers du design, de la création et de l’artisanat d’art.

L’objectif de ces demi-journées est d’aborder une thématique avec un expert, mettre en commun les enseignements de chacun pour faire ressortir les bonnes pratiques.

Pourquoi réaliser un business plan ?

• Pour traduire de manière chiffrée les choix stratégiques de l'entreprise. Le business plan évalue la viabilité du projet. Il force l'entrepreneur à clarifier sa pensée et à structurer son projet. Il demande une réflexion approfondie sur différents aspects de l'entreprise, de la stratégie de marché à l'organisation interne, en passant par la planification financière.

• Pour communiquer avec les financeurs : Le business plan est un outil de communication destiné aux banques, potentiels actionnaires et autres décideurs. Il aide à expliquer la stratégie de l'entreprise, ses objectifs, et ses besoins financiers.

• Pour préparer des situations imprévues : En identifiant les risques potentiels et en proposant des solutions, le business plan prépare l'entrepreneur à faire face à des situations imprévues, montrant ainsi sa capacité à anticiper et à gérer les défis.

• Pour évaluer les avancées : En tant qu'outil de gestion, il aide également à motiver l'équipe en fixant des objectifs clairs et mesurables, permettant ainsi un suivi régulier des progrès et des performances.

On en a souvent besoin en cas de recherche de financement, dépôt d’un dossier auprès d’un bailleur, candidature pour un concours ou une subvention, ouverture de compte professionnel.

Quelle forme doit prendre un business plan ?

Un business plan doit être rédigé de façon limpide et sans incohérence. Il doit être précis dans toutes ses composantes. Il doit être clair, complet, structuré et ordonné. Il comporte plusieurs parties :

1) L’Executive summary (ou résumé opérationnel)

Il ne doit pas dépasser 4 pages. C’est l’introduction du business plan qui doit permettre à votre interlocuteur d’avoir une vision d’ensemble. Il doit lui donner envie d'en savoir plus. L’executive summary est la première partie qui sera lue, mais vous devez la rédiger après avoir abouti le plan de développement.

Il présente de façon synthétique :

• L’activité : Vous présentez l’entreprise et l’offre (produits et/ou services).

• Le marché : C’est la description du marché, ses perspectives d’évolution, les concurrents directs ou indirects, les éléments de différenciation par rapport à la concurrence et les modes ou réseaux de distribution.

• La composition de l’équipe et des compétences associées : Ce sont les membres de l'équipe de Direction et les recrutements envisagés : l’expérience, les compétences, les références et l’organisation prévue.

2) La présentation du projet

Vous présentez votre projet d’entreprise :

• Votre offre et ses spécificités, et les raisons qui vous ont motivé à créer votre entreprise.

• Les ressources humaines : il faut décrire le rôle de chacun et l’expérience de l’équipe qui permettent de rassurer un financeur. Vous identifiez les compétences dont vous avez besoin et leur coût. Vous pouvez indiquer comment sont organisées les grandes fonctions de l’entreprise, en construisant un organigramme.

• L’organisation technique : partenariats, logistique, vos sous traitants, vos fournisseurs clés et les principaux process de votre entreprise.

3) Analyse de marché et stratégie commerciale :

• Comprendre et conquérir le marché : effectuez une étude de marché approfondie pour saisir les nuances de votre secteur. Définissez votre marché cible, son potentiel d'évolution et distinguez vous de vos concurrents en soulignant les caractéristiques uniques de vos produits ou services.

• Connaître ses clients : apprenez à connaître vos clients potentiels par des enquêtes et des entretiens. Une compréhension approfondie de leurs besoins et attentes vous permettra de les servir plus efficacement et de renforcer votre proposition de valeur.

• Analyse Concurrentielle : Étudiez vos concurrents, tant directs qu'indirects, pour identifier leurs forces et faiblesses. Découvrez où ils opèrent, ce qu'ils offrent et à quels prix. Utilisez ces informations pour améliorer vos propres offres, vous différencier et établir votre position unique sur le marché.

Sources d'Informations : Consultez des ressources fiables comme bpifrance-creation.fr, les études de Xerfi disponibles à la Bibliothèque nationale de France (BNF), et lecoindesentrepreneurs.fr pour des informations et des données pertinentes.

4) Plans d'action et ressources nécessaires

• Stratégie d'Entreprise : Après avoir analysé le marché et l'environnement existant, élaborez une stratégie claire. Définissez la mission, la vision et les valeurs de votre entreprise.

• Planification du développement : Détaillez les étapes clés du développement de votre entreprise, en insistant sur des délais réalistes, les potentiels obstacles, les besoins en recrutement et les investissements nécessaires.

• Moyens matériels et informatiques : Listez vos besoins en équipements et technologies pour lancer et gérer efficacement votre activité. Joignez des devis détaillés à votre business plan pour apporter une touche de réalisme et de concret.

5) Scénarios et hypothèses d'activité

• Gestion Opérationnelle : Décrivez votre processus de production, les délais de paiement avec vos clients et fournisseurs. Cette section aidera les financeurs à mieux comprendre les spécificités et contraintes de votre activité.

• Indicateurs financiers clés : Mettez en avant les principaux indicateurs financiers de votre plan d'affaires, comme le chiffre d'affaires prévisionnel sur trois ans, le taux de croissance attendu et la justification de ces prévisions, le taux de marge et le seuil de rentabilité.

• Politique et perspectives commerciales : Définissez clairement votre stratégie de vente, vos canaux de distribution et envisagez les évolutions futures et les possibilités de développement commercial.

6) Identification des Risques :

Tout développement commercial comporte des risques. Ces risques peuvent être commerciaux, organisationnels ou financiers. Il est crucial de les identifier et de proposer des solutions pour les atténuer. Cela démontre votre capacité d'anticipation et de préparation face aux éventualités.

7) Prévisions financières et modèle financier :

Expliquez comment vous avez élaboré vos prévisions de chiffre d'affaires, en vous basant sur des hypothèses réalistes et solides. Cette partie traduit votre stratégie de développement en termes financiers et doit convaincre de la faisabilité et du réalisme de vos prévisions.

8) Conclusion et annexes :

Concluez avec un résumé de votre projet et des objectifs de votre business plan. Les annexes, ajoutées en fin de document, peuvent inclure des détails supplémentaires tels que les CV, une étude de marché approfondie et les devis obtenus. Ces documents supplémentaires peuvent être fournis sur demande pour appuyer votre business plan.

Focus sur le modèle financier

La valorisation de l'offre est une étape fondamentale pour établir votre prévisionnel de vente et de chiffre d’affaires. Elle détermine la viabilité financière de votre entreprise.

Importance de la marge : La marge représente un indicateur financier clé. Elle permet de couvrir les charges fixes, assurant ainsi la rentabilité de l'entreprise. Comprendre et calculer votre marge est donc essentiel.

Dans le cas du négoce :

• Marge Commerciale = Ventes HT - Coût d’Achat HT des Marchandises Vendues.

• Coût d’Achat inclut les achats, le packaging, et le transport.

Dans le cas de la prestation de service :

• Marge = Ventes HT de Prestations - Coût d’Achat HT des Prestations.

• Le Coût d’Achat englobe le temps de prestation, les coûts des sous-traitants ou prestataires externes, et les frais annexes.

Calcul du coût de revient : Indépendamment de votre secteur d'activité, le coût de revient doit inclure les matériaux, la sous-traitance, le temps passé, et le packaging. Il est crucial d'identifier et de maîtriser ces coûts pour assurer une gestion financière efficace.

Exemple : Dans la création de vêtements brodés, le coût inclut le tissu, les fournitures, la sous-traitance pour la fabrication, et le temps passé à la broderie.

Comprendre la marge :

• Marge HT = Prix de Vente - Coût de Revient.

• Taux de Marge (%) = Marge / Prix de Vente.

• Coefficient de Marge = Prix de Vente / Coût de Revient.

Ces calculs établissent une relation directe entre le prix de vente et les coûts de revient, essentielle pour définir un prix de vente compétitif tout en restant profitable.

Renseignement sur les marges du secteur : Il est conseillé de se renseigner sur le taux de marge standard dans votre secteur, auprès d'experts-comptables, de fiches bpifrance-création, ou via des livres spécialisés et des chambres ou fédérations professionnelles.

Méthodologie de Valorisation :

• Élaboration de l’offre et analyse du positionnement prix des concurrents.

• Définition de la cible et ajustement du positionnement prix.

• Valorisation de l’offre, catégorisation des ventes, et construction du CA en multipliant les quantités vendues par le prix unitaire.

• Identification des coûts variables liés aux ventes.

• Calcul de la marge et comparaison avec les standards du secteur.

• Élaboration du prévisionnel de CA mensuel, en tenant compte de ces paramètres.

Se préparer à présenter son business plan

Chaque type de financeur a ses propres attentes et modes de fonctionnement :

• Business Angels : Ils adoptent une approche financière et recherchent généralement des investissements d'un montant minimum de 300 000 €.

• Banques : Leur approche se concentre sur la sécurité du remboursement du prêt. Il est probable qu'elles demandent des garanties personnelles. Pour limiter cette exigence, envisagez des garanties alternatives proposées par des institutions comme Bpi France, Siagi, Socama, IFCIC, Fondation France Active. Les prêts d'honneur, obtenus après acceptation de votre dossier par une commission, peuvent également servir de garantie pour votre emprunt bancaire.

Préparer la Rencontre avec la Banque

• Envoi préalable de l’executive summary : Avant votre rendez-vous, proposez d'envoyer l'executive summary de votre business plan à votre banquier.

Préparation de Votre Dossier :

• Assurez-vous que la présentation de votre business plan soit irréprochable : un dossier complet, professionnel et sans faute.

• Maîtrisez parfaitement les détails opérationnels et financiers de votre projet.

• Anticipez les questions potentielles et préparez-vous y répondre.

• Répétez votre présentation pour maîtriser le timing et le contenu.

Votre Image :

• Soignez votre image pour faire une bonne impression lors de la présentation.

Soignez votre présentation orale :

• Commencez par décrire votre projet, votre marché, ainsi que les risques et opportunités.

• Soyez convaincant, motivé et crédible.

• Restez clair et concis, en évitant les détails superflus.

• Expliquez vos hypothèses financières et les mesures de sécurité prises.

• Ne négligez pas votre métier-passion. Il n’est pas rare que la passion pour votre métier se transmette à vos interlocuteurs. Il peut avoir du poids dans l’évaluation de votre dossier.

Interagir avec le Banquier :

• Pratiquez la transparence et sollicitez son avis pour encourager son implication.

• Soyez réceptif à ses commentaires et engagez un dialogue constructif.

Conclusion de l'Entretien :

• En fin d'entretien, demandez s’il envisage de vous accorder le prêt.

• Si le banquier semble hésitant, discutez des points de préoccupation et des critères d'éligibilité.

• Si nécessaire, proposez de modifier votre business plan pour mieux répondre à ses attentes.

Après l'Obtention du prêt : si un accord de principe est donné, clarifiez les délais de déblocage des fonds.

Pourquoi Hélène Pierucci, maroquinière, fondatrice de l’atelier Po’ Maroquinerie a réalisé un Business Plan ?

• “Pour mon propre pilotage, pour me donner un cadre aussi aberrant soit-il.”

• “Je ne voulais pas revivre cette angoisse de me dire comment je vais payer les 50 gus à qui j'ai promis monts et merveilles qui travaillent très bien d'ailleurs”

• “Mon associé (qui est aussi mon mari, NDLR) a joué son rôle d'associé. Il m'a dit : "tu ne m'as pas présenté de bilan prévisionnel ? Tu as bien conscience qu’un travail qui te nourrit pas, ça s'appelle un loisir”

• “Finalement, je m'en suis servie une fois avec un banquier, puis une fois quand j'ai présenté mon dossier pour intégrer la galerie la galerie la verrière à Suresnes”.